Trabajar con hojas de cálculo de Microsoft Excel puede poner a prueba nuestra capacidad organizativa. Introducir, organizar y buscar contenido en un documento de datos enorme puede a veces agotarnos la paciencia y alargar el día de trabajo.
Pero existen algunas funciones claves diseñadas para simplificar la organización de datos. Lo importante es dominar las funciones filtrar y ordenar.
Todo sobre la función filtrar
Excel tiene algunos recursos fantásticos para ordenar y filtrar datos, pero muchos se desconocen.
Por ejemplo, supongamos que recibimos una lista de direcciones para importar en la base de datos, pero la columna de correos electrónicos está tan desprolija que no la entendemos:
Lo primero que debemos hacer es quitar todo lo que no presente el carácter "@".
Una búsqueda no sirve, ya que no se puede buscar a partir de exclusiones ni seleccionando caracteres o palabras omitidas.
Por suerte, algún desarrollador se encontró con el mismo problema y creó la función "Ordenar y filtrar". Hagan clic en la celda del encabezado y luego en el botón "Ordenar y filtrar" de la cinta de inicio, y luego seleccionen la opción "Filtrar". Además, desde la cinta de datos pueden acceder por separado a las funciones ordenar y filtrar.
Al final de cada celda de encabezado verán un botón de lista desplegable.
Hagan clic en el ubicado junto a "Correo electrónico" y aparecerán las opciones de ordenado.
Ahora, para eliminar las direcciones que no incluyan el carácter "@", hagan clic en "Filtros de texto" y seleccionen "no contiene" para continuar.
En el filtro automático personalizado introduzcan el carácter que deseen excluir.
Excel presentará la lista filtrada únicamente con el contenido que no incluya el término seleccionado.
Este recurso es muy útil, ya que puede combinarse con más criterios de búsqueda para filtrar la lista ya filtrada.
Si desean anular el filtro, vuelvan a hacer clic en el menú desplegable y seleccionen "Borrar filtro de".
Éste es sólo un ejemplo de la capacidad de esta herramienta. El filtro de texto ofrece varias opciones: es igual a, no es igual a, comienza por, no empieza por, termina con, no termina con, contiene y no contiene. Estas opciones permiten buscar y filtrar el contenido de varias maneras.
Si necesitan hallar valores de texto que compartan algunos caracteres pero no otros, usen un comodín.
Los siguientes caracteres comodín se pueden usar como criterios de comparación para filtros, y al buscar y reemplazar contenido.
Carácter comodín para buscar
? (signo de interrogación)
Cualquier carácter individual
Por ejemplo, sm?th detecta "smith" y "smyth"
* (asterisco)
Cualquier cantidad de caracteres
Por ejemplo, *east detecta "Northeast" y "Southeast"
~ (virgulilla)
seguido de ?, * o ~ Un signo de interrogación, un asterisco o una virgulilla
Por ejemplo, fy91~? detecta "fy91?"
Tengan en cuenta que si desean buscar explícitamente el asterisco o el signo de interrogación, deben agregar una virgulilla (~) antes del carácter en el cuadro "Buscar".
Además de texto, pueden filtrar números también.
Para esto, las opciones son: es mayor que, es menor que, es mayor o igual a, y es menor o igual a.
Si tienen una columna que consta sólo de números, hay más opciones de filtro, como Diez mejores, Superior al promedio e Inferior al promedio.
Guía para la función ordenar
Filtrar es excelente para seleccionar información, pero ¿qué sucede si necesitamos organizar esa información de diferentes maneras? Para eso está la función ordenar.
Existen dos maneras de ordenar datos en Excel:
1. La manera sencilla, de A a Z y de Z a A mediante la opción Ordenar y filtrar:
2. O la opción Orden personalizado, que presenta este menú:
¿Sabían que no sólo pueden ordenar de manera vertical, sino también horizontal?
Para hacerlo, seleccionen la fila que deseen ordenar de izquierda a derecha.
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Seleccionen la herramienta Orden personalizado (ver imagen anterior)
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Hagan clic en Opciones y seleccionen "De izquierda a derecha"
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En el cuadro de diálogo Ordenar, hagan clic en "Ordenar por", seleccionen la fila y hagan clic en Aceptar.
Para tener en cuenta: lamentablemente no se pueden seleccionar varias filas a la vez.
Entonces, con estas herramientas pueden filtrar casi cualquier detalle que les moleste sin siquiera usar una fórmula. Tengan en cuenta que los filtros se pueden aplicar sólo en un rango de la hoja por vez.
Tras usar esta función varias veces, se irá convirtiendo en parte de la rutina para ordenar datos, por lo que cada vez costará menos y la aprovecharán más.
*Todas estas sugerencias se basan en Microsoft Office Excel 2010 (Windows), pero otras versiones de Excel ofrecen las mismas funciones u otras similares (los menús y el procedimiento pueden variar). Microsoft y Excel son marcas registradas de Microsoft Corporation en los Estados Unidos y en otros países.
