Consejos para manejar muchos datos y no morir en el intento
La administración de grandes cantidades de datos en Excel puede ser difícil si no sabe cómo manejarlos correctamente. Estos consejos impulsarán su efectividad y lo harán sentirse más tranquilo con cientos de filas y columnas.
1. Inmovilizar paneles
¿Alguna vez se ha sumergido en las profundidades inexploradas de una hoja de cálculo de Excel en busca de una celda o valor? El problema común en este caso es que se complica mucho decir a qué categoría pertenece el valor (o en otras palabras cuál es el nombre de la fila y columna que contiene su celda). Entonces, este podría ser el momento oportuno para comenzar a utilizar la opción de Excel llamada “Inmovilizar paneles”. Inmoviliza la fila o columna definida en la pantalla, para que aún pueda desplazar los datos en cualquier dirección. Así es cómo funciona:
- Si tiene nombres de datos anidados en la primera fila y desea que estén constantemente en la pantalla, utilice el comando de Excel “Inmovilizar fila superior”. Para esto vaya a Ver --> luego diríjase al área llamada “Ventana” --> Presione “Inmovilizar paneles” y elija “Inmovilizar fila superior”. Desde ahora puede desplazarse hacia abajo hasta la eternidad pero su fila superior con las etiquetas de datos estaría detenida en la parte superior.
- Si tiene etiquetas de datos indicadas en su primera columna y desea desplazarse a la derecha para ver más datos, repita los pasos anteriores pero elija “Inmovilizar columna superior” al final. Ahora podría desplazar sus datos a la derecha, pero los nombres de las filas en la primera columna estarán siempre disponibles.
- ¿Y qué sucede si desea inmovilizar simultáneamente la quinta fila y la segunda columna, por ejemplo? ¡Esto también es posible con Excel! Primero, encuentre la intersección de la fila y columna definidas. En este ejemplo es la celda B5 (B es siempre la segunda columna en Excel). Desde esta celda, dé un paso hacia abajo y luego un paso a la derecha. Llegará a la celda C6 que es lo que necesita. Vaya a “Inmovilizar paneles” y elija “Inmovilizar paneles” nuevamente. Ahora tiene un rectángulo inmovilizado, que consta de 2 columnas y 5 filas. Puede desplazare hacia abajo o a la derecha, pero el rectángulo permanecerá en su lugar.
La opción “Inmovilizar paneles” también es muy útil para ingresar datos ya que siempre verá la celda correcta cuando necesite anidar un valor.
Una vez que haya terminado de trabajar con sus datos, ¿cómo puede desactivar la opción “Inmovilizar paneles”? Simplemente haga clic en “Inmovilizar paneles” y luego elija “Movilizar paneles”. ¡Así de simple!
2. Ordenamiento de datos en tablas por fila y por columna
Imaginemos que ha creado una tabla en Excel con 6 filas y 8 columnas, la ha completado con datos, le ha dado nombres a las filas y columnas y ahora desea ordenar los datos desde los más pequeños a los más grandes, o viceversa. Asimismo, puede ordenar tanto por fila como por columna. En este caso utilice la opción "Ordenar” de Excel. Le permitirá ordenar sus valores en forma ascendente o descendente; horizontal y verticalmente.
- Primero, elija toda la tabla con datos arrastrando el mouse desde la celda superior izquierda hasta la derecha inferior
- Vaya a Datos --> encuentre el área Ordenar y filtrar --> Y presione “Ordenar”.
- Se abrirá una nueva ventana para ordenar. Ahora supongamos que desea ordenar los datos en forma ascendente en la primera columna. Para esto, marque primero “Mis datos tienen encabezados”. Esto separará las etiquetas de datos de los datos propiamente dichos. Luego presione Opciones y elija “Ordenar de arriba hacia abajo”, debido a que va a ordenar los datos en su columna (por ej. verticalmente). En el campo Orden elija “A a Z” que significa ascendente (Z a A es descendente). Una vez finalizado esto presione “Ordenar por” y elija el nombre de la columna donde desea ordenar. Pulse Aceptar. Ahora verá que los valores en su columna están ordenados desde el más bajo hasta el más alto. Observe que las filas han cambiado su orden de acuerdo con los valores en su columna ordenada.
- A continuación, querrá ordenar sus datos horizontalmente en una fila dada, por ejemplo, en la cuarta. Para hacerlo, una vez más elija su tabla y una vez más vaya a Datos --> área Ordenar y filtrar --> y presione “Ordenar”.
- Aquí haga clic en “Opciones” y elija “Ordenar de izquierda a derecha”. Después de esto, elija la secuencia de orden (por ejemplo, es de Z a A) y elija una fila 4 en un campo “Ordenar por”. Luego presione Aceptar. Ahora verá que todos los valores ordenados en una tabla en la fila 4 (observe que el 4 es un número de una fila como la entiende Excel, no es la etiqueta de su fila) descienden de izquierda a derecha.
Con este truco simple, puede ordenar los datos con rapidez tanto horizontal como verticalmente.
3. Subtotales
Lo bueno de Excel es que lleva a cabo muchos cálculos sin que usted ni siquiera lo note. El siguiente consejo será útil si tiene por lo menos dos columnas de datos y unas pocas categorías repetidas para sus filas. Este consejo podría entenderse fácilmente en el siguiente ejemplo. Imagine que tiene una tabla en Excel con datos brutos sobre ventas de autos. Tiene tres columnas aquí: Ciudad, Marca de auto y Precio de un auto vendido. Desea ver los resultados de las ventas primero según el nivel de ciudad (que supondremos es el primer nivel para usted) y también desea ver las ventas para cada marca de auto dentro de cada ciudad (que suponemos es el segundo nivel de su análisis). ¿Extraño? Con Excel, puede manejarlo fácilmente.
- En primer lugar, utilice sus habilidades adquiridas del consejo anterior y ordene los datos en la columna donde están ordenados sus grupos potenciales del primer nivel. Dijimos que es ciudad para nosotros:
- Ahora que ha ordenado los datos por ciudad, resalte toda la tabla (incluidos los encabezados) y vaya a Datos --> busque un área llamada “Delinear” --> y presione “Subtotales”. Se abrirá una nueva ventana:
- En el campo llamado "En cada cambio en" elija la categoría de agrupamiento Ciudad. En el campo "Utilizar función" elija "Suma" dado que desea ver las ventas totales. En el campo "Sumar subtotales a" marque el campo "Ventas" debido a que desea ver las sumas de las ventas. Luego presione Aceptar.
- Ahora verá que su tabla tiene nuevas filas, cada una de las cuales representa un total de ventas dentro de una ciudad. En la parte inferior de la tabla, también tiene una fila Total general que muestra una suma de todas las ventas.
- ¡Hermoso! ¿Qué sucede si queremos mostrar las ventas en una ciudad por marca de auto? Para esto, elija de nuevo toda la tabla y vaya a Datos --> busque el área llamada "Delinear" --> y presione “Subtotales”. Se abrirá una nueva ventana.
- No es necesario cambiar nada aquí excepto por un campo llamado "En cada cambio en”. Esta vez elija "Auto”. Pulse Aceptar. Nota: ¡el campo llamado "Reemplazar subtotales actuales" debe estar deseleccionado!
- Ahora su tabla ha cambiado aún más. Tiene subtotales de ventas no solo para cada ciudad, sino también para cada marca de auto dentro de sus ciudades.
Intente cambiar valores y vea cómo Excel reacciona proactivamente a ellos en las celdas de Subtotales. Ahora sus gerentes de ventas pueden actualizar los datos prácticamente cada minuto: ¡siempre estará al día con este útil consejo!
Si desea extraer los subtotales de su tabla, haga lo siguiente: vaya a Datos --> busque el área llamada "Delinear” --> y presione “Subtotales”. En la nueva ventana, presione "Eliminar todos”. ¡Así de simple!
Esperamos que estos consejos le sean de utilidad.
