Junto con el teléfono móvil, el correo electrónico es sin duda una de las herramientas que más ha facilitado la 
comunicación inmediata entre personas, sin importar el lugar en que se encuentren. El correo electrónico nos permite mantener relaciones laborales con personas que están al otro lado del mundo y mantenernos en contacto con amigos y familiares.
Sin embargo, lo que para muchos es una herramienta de comunicación, para otros se ha convertido en una adicción de la que no se pueden librar.
Quienes sufren esta adicción, nada más levantarse miran su correo para comprobar si tienen algún mensaje nuevo. A lo largo del día, lo comprueban cada diez minutos, ya estén conectados a un ordenador o a un dispositivo móvil, interrumpiendo cualquier actividad para hacerlo, ya que sienten la necesidad imperiosa de responder inmediatamente. Por otro lado, cuando no pueden consultar su correo o no reciben e-mails, experimentan sentimientos de soledad, nerviosismo o ansiedad similares a los de cualquier otra adicción, con lo que al final termina interfiriendo en la vida profesional y profesional, que pasan a un segundo plano ante el correo electrónico.
No importa donde vayan ni que hagan, sus correos electrónicos está allí, esperándolos. Desafiándolos con los mensajes no leídos y atormentando sus conciencias con los mensajes no respondidos. Antes de sumergirse en la bandeja de entrada y tratar de resolver todo esto, tómense un minuto para pensar en cómo están utilizando el tiempo en lo que respecta al correo electrónico. Un poco de sentido común puede ayudarnos a ser más productivos con el tiempo y a evitar que el correo electrónico asuma el control del día.
Use el poder de su proveedor de correo electrónico para mantener el control, en lugar de dejarse controlar. Descubra cómo:
-
Utilice el correo electrónico estratégicamente
Lo primero que debe considerar es que el correo electrónico no debe llevarle todo el día. Separe un tiempo para ocuparse de él y respételo. Tal vez una hora por la mañana y 15 minutos más tarde, durante el día. Esto lo ayudará a dejar de verificarlo de forma compulsiva. También debe priorizar sus respuestas a los mensajes. Que mensajes son importantes y cuales pueden quedar sin respuesta. Una vez que lo haya hecho...
-
Aprenda cuándo alejarse
Parece simple, pero usted puede arreglárselas sin su correo electrónico durante largos períodos durante su día de trabajo. Al definir momentos específicos para verificar su correo electrónico, puede liberarse de distracciones y enfocarse en tareas más productivas. Cuando no sea el momento asignado al correo electrónico, cierre su cliente de e-mail y continúe con otras tareas más importantes.
Y, como última medida, desactive las notificaciones emergentes que le avisan cuando llega un nuevo mensaje. Esta función parece una herramienta útil, pero en realidad cada notificación distrae su atención del trabajo que está realizando.
-
La respuesta automática sirve para más que simplemente avisar cuando está fuera de la oficina
Todos los clientes de correo electrónico tienen una función de respuesta automática. La mayoría de las veces se utiliza para avisar a los remitentes que usted no está en la oficina. Pero también puede usar este recurso como una forma de avisar a las personas que está ocupado. Configure su respuesta automática para avisar a las personas que no está disponible a través del correo electrónico hasta sus horarios de verificación establecidos. Si realmente lo necesitan, pueden llamarlo por teléfono o incluso pasar por su escritorio.
-
Evite la situación embarazosa de "Responder a todos"
¿Conoce la sensación en el estómago cuando se da cuenta de que presionó "Responder a todos" en lugar de responder a una persona en una larga lista de correo electrónico? Puede olvidarse de esa sensación para siempre.
Usted puede configurar una alerta en su cliente de correo electrónico para que le avise cuando está respondiendo a todos, para tener la oportunidad de reconsiderar si dese responder a todas las personas de una lista. En Outlook 2010 se llama “Sugerencias de correo”, pero otros clientes tienen recursos similares.
También es importante usar "Responder a todos" con moderación. Solo use la función si absolutamente todos los destinatarios de un mensaje de correo electrónico necesitan mantenerse actualizados. De lo contrario, simplemente les está haciendo perder tiempo. Después de todo, piense en todos los mensajes de correo electrónico inútiles que podría haber evitado recibir si sus contactos hubieran sido más cuidadosos.
-
Ante la duda, elimine los mensajes y ocúpese de sus e-mails descartados
Evite que su bandeja de entrada esté "sucia". Elimine todo lo que no sea importante. Le ahorrará mucho tiempo y evitará que su bandeja de entrada esté "sucia" y lenta.
Pero eliminar los mensajes no significa eliminarlos para siempre. Puede darse cuenta de que algo que eliminó era importante, pero estará allí hasta que vacíe sus elementos eliminados. Configure su carpeta de elementos eliminados para vaciarla manualmente, de modo que no pierda todo automáticamente, pero asegúrese de vaciarla al finalizar el día.
-
Automatice las tareas repetitivas
¿Escribe muchos mensajes de correo electrónico sobre el mismo asunto? ¿Frecuentemente mueve mensajes a una carpeta específica que configuró? ¿O a menudo reenvía mensajes a su equipo? Nuevos recursos de automatización en los clientes de correo electrónico modernos pueden aplicar acciones a los e-mails una única vez. Verifique en su cliente específico si estos recursos están disponibles.
-
Respete a los otros
Si asumió el control de su correo electrónico, debe respetar las bandejas de entrada de los demás. ¿Realmente necesita enviar ese e-mail? ¿Tal vez sea mejor agendar una reunión o levantar el teléfono? Categorice sus mensajes de correo electrónico con asuntos, colocando por ejemplo "Se requiere una acción" o "Para su información”. Esto ayudará a sus colegas y pares a utilizar mejor su correo electrónico también.
-
Controle su e-mail, no deje que su e-mail lo controle
No deje que el correo electrónico controle su vida. Una combinación de sentido común y uso inteligente de su cliente de correo electrónico le permitirá decidir cuándo, dónde y cómo se ocupará de él. Las sugerencias anteriores asumen que su trabajo no requiere que esté constantemente disponible y reactivo, pero una buena parte de nosotros puede aplicar una o más de estas sugerencias y descubrir que su bandeja de entrada y su correo electrónico continúan siendo una herramienta para amar en lugar de para odiar.
