Según informes de la firma consultora InfoTrends, en los Estados Unidos y Europa Occidental operan casi 30 millones de impresoras y aparatos multifuncionales en oficinas y hogares y casi todas están conectadas a una red. Esto quiere decir que son tan susceptibles a los ataques de malware y hackers como lo son las PC, pero por muchas razones, a menudo los profesionales de la informática las pasan por alto y los empleados las utilizan sin el debido grado de vigilancia. 
Para reforzar este punto, deben considerarse estos hallazgos reveladores. Un reciente estudio realizado por Xerox-McAfee reveló que más de la mitad (54%) de los empleados afirma que no siempre se ajustan a las políticas de seguridad de TI de su empresa. También la mitad (51%) de aquellos empleados en cuyo lugar de trabajo hay una impresora, copiadora o MFP (impresora multifuncional) dice que han copiado, escaneado o impreso información confidencial en el trabajo.
El estudio prosigue diciendo que más de la mitad (54%) considera que las computadoras plantean la mayor amenaza de seguridad a la red de la empresa si se las compara con otros dispositivos IT, mientras que sólo el 6% dice que son las MFPs. Este pequeño porcentaje prueba que los empleados no se dan cuenta de que sus MFPs en la oficina realmente son verdaderos dispositivos en red que se comportan del mismo modo que sus PCs y que tienen vulnerabilidades semejantes. Si se comparan estas estadísticas con el hecho de que el costo organizacional promedio de una filtración de datos es de 5,5 millones de dólares, se tendrá un argumento muy fuerte a favor de tomar esta advertencia seriamente.
Casi cualquier persona puede lanzar ataques en gran escala contra una red y los activos de información de una compañía a través de una MFP si sus puntos de acceso físicos y electrónicos no están controlados y protegidos con seguridad. Estos ataques pueden ser tan simples como que alguien levante documentos dejados en la bandeja de salida de la MFP hasta “gusanos” maliciosos extrayendo documentos con información sensible fuera de la red.
Ejemplo de hackeo de la red a través de una MFP: la combinación actual de empleados en movimiento, de impresión en la nube y la constante penetración de dispositivos personales basados en Android permiten a un atacante crear una aplicación malware que infecta el dispositivo móvil, se adhiere con oportunismo a un trabajo de impresión en la nube, se descarga en una MFP en red, y a partir de allí infecta toda la red de la empresa, evitando completamente el firewall y los controles de detección de intrusiones. En este caso, es la complejidad la que da lugar a la vulnerabilidad.
Existe, también, el tema de algo que llamamos desinstalación de los dispositivos. Las MFPs de las empresas manejan grandes volúmenes de datos y cuentan con discos de drives integrados. El acceso no autorizado a estos datos almacenados tanto por personas y como procesos que corren dentro del sistema operativo de la MFP podrían revelar material sensible o confidencial – piensen en términos de documentos privados que uno ha escaneado y enviado a Recursos Humanos. Un ejemplo de esta información llegada a las manos equivocadas se dio cuando el departamento de policía de Buffalo, Nueva York, vendió algunas 
viejas MFPs que habían alcanzado el final de su vida útil. Como parte de un programa de investigación del noticiero de la CBS en 2010, la identificación de información relacionada con investigaciones policiales en curso se descubrió con facilidad en los discos rígidos de estas máquinas fuera de servicio. Y esto no es algo poco común.
Las empresas deben bloquear sus MFPs adecuadamente, pero tradicionalmente ha habido una disponibilidad limitada de soluciones de seguridad para impresoras para mantenerlas tan seguras como si estuvieran en el ápice de la seguridad. Mínimamente esto es lo que los administradores de IT deben hacer para proteger la red:
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Controlar el acceso a la MFP y sus funciones de cada grupo e individuo, y sus niveles de actividad.
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Asegurarse de que la información es segura en cada etapa del flujo de trabajo, desde el camino de la información a lo largo de la red hasta el propio dispositivo.
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Usar todas las herramientas disponibles para proteger documentos con información sensible de pérdida o robo.
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Incluir en las MFPs en normas y medidas estándar de seguridad de la red.
Para lograr todo esto del modo más sencillo posible, las empresas deberían considerar elegir una MFP con el software de seguridad integrado directamente al dispositivo que funcione con un método “whitelisting”.
Whitelisting permite que se ejecuten únicamente archivos aprobados, ofreciendo una protección significativamente mayor para los sistemas integrados que las tradicionales tácticas de black listing, que dependan de continuas actualizaciones de archivos de firmas para mantenerse vigentes. Cierto tipo de software de seguridad integrado proporciona también una alerta inmediata y un recorrido de auditoría para detectar e investigar el momento y el origen de las amenazas de seguridad y acelera la acción apropiada.
En un futuro veremos un progreso hacia una situación en la que los usuarios no tendrán más miedo del aspecto “multi” en las impresoras multifunción que les permiten hacer más con los dispositivos, como el escaneo en red.
Estamos, finalmente, acercándonos a un momento en que la MFP será considerada un “verdadero ciudadano” en red en lugar de un dispositivo malintencionado o aislado y ocuparse de protegerlo es una parte integral de los actuales imperativos de seguridad.
